Как организовать работу с доверенностями, которые выдает организация
Это зависит от размера и структуры вашей компании, количества выдаваемых доверенностей и других факторов. В данном материале обозначим основные моменты, на которые стоит обратить внимание, рассмотрим возможные варианты.
Главное — определите нужные для вас действия (функции) для каждого этапа работы с доверенностью от ее выдачи до уничтожения. Распределите функции между сотрудниками или подразделениями, закрепите это во внутренних документах. Ознакомьте с ними работников под подпись.
Чтобы упростить и ускорить работу с доверенностями, можно разработать и использовать типовые формы доверенностей и документов, необходимых для организации работы с ними.

Как проверить доверенность
Убедитесь, что доверенность отвечает требованиям к форме и подписана тем, кто вправе это делать. Проверьте, действительно ли перед вами лицо, которому выдана доверенность. Также нужно убедиться, что доверенность действительна, в том числе что она не прекратилась раньше указанного в ней срока действия.
Для полноценной проверки вам потребуется изучить не только саму доверенность, но и выписку из ЕГРЮЛ о представляемой организации и паспорт представителя. Ряд параметров можно проверить по открытым реестрам в Интернете.

Какие условия договора могут помочь вернуть неосвоенный аванс
Вы можете включить в договор условия об обеспечении возврата аванса и санкции за просрочку возврата. Например, можно предусмотреть неустойку. Вы можете указать, что она носит штрафной характер и начисляется одновременно с процентами по ст. 395 ГК РФ. Такая неустойка может мотивировать контрагента не задерживать возврат аванса.
Кроме того, можно использовать способы обеспечения обязательств: например, независимую гарантию (в том числе банковскую), поручительство или залог.